CODE DE DEONTOLOGIE

En accord avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), d’application directe dans tous les États membres de l’Union européenne.

- Législation du 25 mai 2018

Introduction

Le présent Code de déontologie a été élaboré afin de garantir un haut niveau de qualité de services des entreprises adhérentes dans l’intérêt des bénéficiaires de ces services (entreprises utilisatrices et candidats).

Il s’applique aux membres de la Federation for Recruitment, Search & Selection (en abrégé fr2s), c’est-à-dire aux entreprises adhérentes, leurs dirigeants et leurs salariés.

Les membres de la fr2s s’engagent à adopter un comportement éthique respectueux de la personne humaine, de sa diversité et à en garantir son intégrité et sa vie privée.

Les membres de la fr2s s’engagent à développer l’image de la fr2s par des actes en tous points conformes à la législation du travail, de la sécurité sociale, du droit de la concurrence ainsi qu’au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), d’application directe dans tous les États membres de l’Union européenne depuis le 25 mai 2018.

Les cabinets de recrutement n’ont pas la qualité de soustraitant au sens du Règlement précité ci-avant, mais sont à considérer comme responsable du traitement. En outre, les membres de la fr2s, dans le but d’être valorisés par un label de qualité et d’être distingués positivement sur le marché du travail luxembourgeois, s’engagent à promouvoir, respecter et à appliquer sans restriction les dispositions qui suivent. 

  1. DEFINITION DE LA TERMINOLOGIE UTILISEE
  2. ENGAGEMENT PAR RAPPORT AUX CANDIDATS
  3. ENGAGEMENT PAR RAPPORT AUX CLIENTS
  4. ENGAGEMENT ENTRE MEMBRES ET PROFESSIONNELS
  5. SANCTIONS
  1. DEFINITION DE LA TERMINOLOGIE UTILISEE

Candidat

On entend par « candidat » la personne qui est en relation avec un membre de la fr2s. Suite à un contact initié par l’une ou l’autre partie, la personne sera enregistrée en tant que candidat sur base d’un dossier de candidature dont le contenu ou la forme pourra varier en fonction des procédures internes du membre de la fr2s.

Client

Est considéré comme « client » toute entreprise utilisatrice des services d’un membre de la fr2s avec laquelle ce dernier entretient une relation commerciale. Les services impliquent une obligation de moyens, sur la base d’un contrat conclu entre le client et le membre de la fr2s. On entend par relation commerciale le lien existant pendant 12 mois entre le client et le membre de la fr2s à compter de l’émission de la dernière facture (sous réserve de son paiement).

Membre

On entend par « membre » les entreprises de recrutement permanent admises conformément aux statuts de la fédération et ayant acquitté un droit d’inscription dont le montant est fixé annuellement par l’Assemblée Générale.

Recrutement

Le terme « recrutement » couvre toutes les formes de recrutement de candidats externes ou internes qui ont pour but de trouver le candidat répondant au mieux au poste à pourvoir, en recourant à un ou plusieurs des canaux de recrutement suivants : annonces, recherche dans les bases de données, candidatures spontanées, canaux multimédias (réseaux sociaux), etc.

Sélection

La « sélection » couvre l’ensemble des activités effectuées dans le but d’émettre un avis sur l’aptitude des postulants ou des candidats à un poste vacant spécifique et/ou les activités relatives à la sélection de candidats internes.

Approche directe (ou chasse ou executive search)

« L’approche directe » est une stratégie ou méthodologie de recrutement spécifique englobant les activités qui ont pour but de trouver le candidat répondant au mieux au poste à pourvoir par le biais d’une approche directe du candidat, en se basant préalablement sur l’identification de candidats (à l’aide de scénarii, bases de données, réseaux sociaux et relationnels).

Règlement général sur la protection des données (RGPD)

Le règlement no 2016/679, dit Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD, ou encore GDPR, de l’anglais General Data Protection Regulation), est un règlement de l’Union européenne qui constitue le texte de référence en matière de protection des données à caractère personnel. D’application directe, il renforce et unifie la protection des données pour les individus dans l’ensemble des États membres de l’Union européenne depuis le 25 mai 2018.

Données à caractère personnel

Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale (Article 4 (1) du RGPD).

Traitement

Toute opération ou tout ensemble d’opérations effectués ou à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction (Article 4 (2) du RGPD)

Violation de données à caractère personnel

Une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données (Article 4 (12) du RGPD)

Autorité de contrôle

Une autorité publique indépendante qui est instituée par un État membre en vertu de l’article 51 du RGPD.

Privacy by design

Le concept de « Privacy by design » a pour objectif de garantir que la protection de la vie privée soit intégrée dans les nouvelles applications technologiques et commerciales dès leur conception. Pour chaque nouvelle application, produit ou service traitant des données à caractère personnel, les entreprises et autres responsables du traitement devraient offrir à leurs utilisateurs ou clients le plus haut niveau possible de protection des données (cnpd.public.lu).

Privacy by default

Selon le concept du « Privacy by default », chaque entreprise traitant des données à caractère personnel doit garantir par défaut le plus haut niveau possible de protection des données (cnpd.public.lu).

  1. ENGAGEMENT PAR RAPPORT AUX CANDIDATS

Confidentialité

Les membres de la fr2s s’engagent à traiter les informations transmises par le candidat de manière strictement confidentielle et en respectant toutes les dispositions du RGPD ainsi que les principes phares du Privacy by design et du Privacy by default. Les membres de la fr2s s’engagent à utiliser les données à caractère personnel du candidat uniquement dans le cadre de l’activité du recrutement. Les bases légales du traitement au sens de l’article 6 du RGPD reposent sur l’exécution contractuelle et l’intérêt légitime des responsables du traitement. Avant la collecte des données à caractère personnel, les membres de la fr2s s’engagent à informer les candidats sur l’utilisation exacte qui en sera faite, le tout conformément au RGPD.

Le candidat a, sur demande, un droit d’accès aux données à caractère personnel le concernant.6 Les membres de la fr2s s’engagent aussi, dans la mesure du possible, à respecter tous les autres droits conférés aux candidats par le RGPD afin de leur permettre un contrôle permanent et efficace de leurs données à caractère personnel.7 Les membres de la fr2s s’engagent à ne pas traiter des données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD, sauf si le traitement est légitimisé par le paragraphe 2 du même article. Les membres de la fr2s s’engagent à désigner un Délégué à la Protection des données, externe ou interne, à temps plein ou à temps partiel, conformément à l’article 37 point 1 b) du RGPD. En cas de violation de données à caractère personnel, les membres de la fr2s s’obligent à notifier la violation en question à l’autorité de contrôle compétente conformément à l’article 55 du RGPD, dans les meilleurs délais et, si possible, 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance, à moins que la violation en question ne soit pas susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des candidats.

Les membres de la fr2s s’engagent à fournir à l’autorité de contrôle compétente les motifs du retard lorsque la notification à celle-ci n’a pas lieu dans les 72 heures. Lorsqu’un certain type de traitement de données à caractère personnel est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des candidats, les membres de la fr2s effectuent, avant ce traitement, une analyse d’impact des opérations de traitement envisagés sur la protection des données à caractère personnel (Article 35 du RGPD).

Envoi des candidatures dans le respect des droits des candidats

Les membres de la fr2s s’engagent à travailler de façon professionnelle en entretenant avec le candidat des rapports fondés sur le respect et exempts de discrimination. Conformément à ce principe, un candidat peut être présenté au client en respectant les trois conditions suivantes :

  • le candidat a été évalué prioritairement par entretien physique et à défaut, pour raisons logistiques, par système de Visioconférence. À titre exceptionnel, les membres de la fr2s peuvent utiliser l’entretien téléphonique mais ils se devront de communiquer à leurs clients leur modalité d’entretien ;
  • le candidat est informé en amont et tout au long du processus de recrutement des informations qui sont transmises au client ;
  • le candidat a reçu l’information la plus complète et la plus objective possible sur le poste à pourvoir.

Cette règle est également d’application pour l’envoi de candidatures anonymes. L’envoi d’un CV anonyme pourrait se justifier dans le cas où un candidat ne souhaite pas divulguer son identité (par exemple quand l’identité du client ne peut être dévoilée).

Prise de références

Les membres de la fr2s s’engagent à prendre des références uniquement si les candidats en ont été dûment informés à l’avance.

Les membres de la fr2s sensibilisent leurs clients au respect de cette pratique afin de protéger les candidats en poste de toute violation de confidentialité.

Relation candidat /membre de la fr2s

Les membres de la fr2s s’engagent à ne facturer sous aucun prétexte des frais au candidat.

Le candidat n’est en aucun cas lié à un membre de la fr2s et doit être libre de travailler avec le partenaire de son choix.

  1. ENGAGEMENT PAR RAPPORT AUX CLIENTS

Confidentialité 

Les membres de la fr2s s’engagent à traiter les informations transmises par le client de manière confidentielle avant, pendant et suite aux missions confiées en mettant en oeuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque (Article 32 du RGPD).

Les membres veilleront à ce que l’ensemble des parties concernées par les recherches en cours respectent la plus grande discrétion envers les candidats présentés, notamment en matière de protection des données à caractère personnel.

Transparence : sur les méthodes utilisées, les résultats atteints et les honoraires

Au lancement d’une mission, le cabinet décrit, de manière transparente, la méthodologie utilisée pour remplir les missions confiées (recrutement et/ou approche directe).

Les deux parties s’accordent en outre sur les honoraires facturés et conditions de facturation qui seront formalisés par écrit. Les membres s’engagent à informer les clients de l’avancée de la recherche de telle manière à rendre transparent, et ce, dans la limite de la déontologie appliquée aux candidats, le processus de recherche et de sélection.

Les membres s’engagent également à informer leurs clients des modalités d’interview utilisées pendant l’entretien (entretien physique, visioconférence, téléphonique).

Offlimits

Les membres de la fr2s s’engagent à ne pas approcher les employés des sociétés avec lesquels ils entretiennent une relation commerciale.

Il revient à chaque membre de définir le périmètre (géographique, organisationnel…) qui s’appliquera à cette clause.

Cette clause ne s’applique pas aux candidatures spontanées ou sur annonce sauf accord explicite entre le cabinet et le client.

  1. ENGAGEMENT ENTRE MEMBRES ET PROFESSIONNELS

Les membres de la fr2s s’engagent à honorer leurs obligations statutaires, à s’acquitter de leur cotisation annuelle, à participer ou à se faire représenter lors de chaque assemblée générale, respectivement réunion, de manière à permettre à la profession d’évoluer positivement.

Les membres participent dans la mesure de leurs moyens aux initiatives et engagements (formations, collaborations, …) décidés par l’assemblée générale, respectivement le conseil d’administration de la fr2s conformément aux dispositions statutaires.

Les membres s’engagent au travers de leurs actes quotidiens envers leurs salariés, leurs clients, les administrations, les candidats et, d’une manière générale, dans toutes leurs relations, à défendre l’image de la fr2s, ainsi que ses actions.

Non dénigrement

Les membres s’abstiendront de jugements négatifs à l’encontre de la fr2s et éviteront toute forme d’attaque à la réputation de leurs confrères.

Non débauchage

Non débauchage actif de personnel permanent sans toutefois s’empêcher de considérer une demande spontanée.

  1. SANCTIONS

Si un membre est en contravention avec les engagements précités ou porte atteinte à la réputation ou à l’image d’un membre respectivement de la fr2s elle-même, il pourra se voir retirer sa qualité de membre conformément aux dispositions statutaires et à la procédure ci-après :

  • convocation de(s) intéressé(s) par lettre recommandée avec accusé de réception par le conseil d’administration ;
  • audition des intervenants, lesquels pourraient se faire assister par un conseiller de leur choix, dans le respect du principe du contradictoire ;
  • le cas échéant, actions correctives ou proposition par le conseil d’administration à l’assemblée générale de radiation sans possibilité de remboursement au prorata de la cotisation annuelle.

La communication pourra être faite aux autres membres, respectivement aux instances concernées.

Ce code n’est pas immuable et est susceptible de changements.

Dernière mise à jour: 2019

Code de déontologie (FR)

Code of conduct (EN)